手殘寄錯郵件急救法？ 7 個 Gmail 小技巧大公開！圖解教學秒搞懂

信箱大爆炸，不知道怎麼整理？剛寄出的郵件沒夾帶到檔案？忙到忘記 E-mail 給客戶的年節問候？這個年代雖然人人都會用 E-mail，但不管新手還是老手，都還是常出現以上這些困擾，其實 Gmail 已經推出許多貼心的專屬功能，幫助用戶更有效率的管理郵件。這篇文章將公開 7 個超實用的 Gmail 使用技巧，趕緊學起來並分享給同事吧！

技巧 1 篩選郵件：分門別類，畫面好清爽

信箱上萬封郵件中，有正在跟同事協作的項目，有需緊急處理的客戶服務，還有供應商回覆的產品問題等，該怎麼整理呢？ 在 Gmail 建立篩選器，就可以輕鬆替郵件加上標籤或星號，還可以封存、刪除或自動轉寄郵件。

設定方式：

• 在 Gmail 畫面頂端的搜尋框中，按下刪選標誌 。
• 可以在此建立常用的標籤。

輸入搜尋條件，或指定要讓篩選器執行的操作，然後在搜尋視窗底部，按一下 [建立篩選器]。

技巧 2 取消傳送：收回郵件，救救手殘星人

早起腦袋沒開機，寄出信件時才發現把客戶名字打錯，發現忘記附加檔案，或根本寄錯對象怎麼辦？
種種腦殘與手滑的時刻，只要在一定時限且同畫面內按下取消傳送，Gmail 都有辦法補救！

設定方式：

• 點選 Gmail 畫面右上的齒輪(設定)，進入[查看所有設定]。
• 找到取消傳送的設定，可選擇 5 秒、10 秒、20 秒或 30 秒。
• 郵件寄出後，在您設定的秒數內，在左下角會出現「取消傳送」的選項。

技巧 3 郵件排程：自訂發送時間，可以安心放假了

不想在放假時，還要開信箱工作嗎？逢年過節，怕忘記給客戶祝賀嗎？
Gmail 可以預先排定郵件的傳送時間，讓系統根據你所在地的時區，在某個指定時段發出郵件。

設定方式：

• 打開撰寫郵件視窗，在左下方的 [傳送] 旁，點選向下箭頭開啓更多傳送選項。
• 按一下 [排定傳送時間]。

最多可排定 100 封電子郵件的傳送時間。

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技巧 4 簽名檔： 自訂簽名、結尾問候語，專業人士必備

在電子郵件的最後署名，除了是基本的書信禮儀外，也能看出一個人的專業性！
一般簽名檔會包含聯絡資訊與職位頭銜，還可以選擇加上問候語或名言錦句，系統會將這段文字或圖檔自動附加在郵件結尾。

設定方式：

• 點選 Gmail 畫面右上的齒輪 (設定)，進入[查看所有設定]。
• 在「簽名」部分的方塊內新增簽名文字，也可以加入圖片或變更文字樣式，設計您想要的簽名風格。
• 您可以在每封電子郵件中選擇不同的簽名。

技巧 5 自訂 E-mail 範本：數秒完成重複性高文本，節省時間

每天都在重複處理同事或客戶相同的問題，可以打個 SOP 範本直接回覆嗎？
當然可以！在 Gmail 可以將撰寫的回覆內容儲存成郵件範本，並且附上簽名。以後就能省略每次都要重打的步驟，只要開啟範本，就能快速傳送相同內容的 E-mail。

設定方式：

• 點選 Gmail 畫面右上的齒輪 (設定)，進入[查看所有設定]。
• 選擇頂端的 [進階]，然後[啟用]範本功能，最多可以建立 50 個範本。

在 [撰寫]視窗中，輸入範本文字，然後按下右下角的更多選項來建立 [範本]。

技巧 6 預覽窗格：快速預覽郵件，高效辦公法寶

郵件一封封點開，還要再按返回，才能看下一封，覺得麻煩嗎？
其實在 Gmail 也能自由選擇是否啓用預覽窗格，透過檢視畫面來預覽 E-mail，不但能更快速回覆內容，還能一次看完更多郵件，超方便！

設定方式：

• 點選 Gmail 畫面右上的齒輪(設定)，進入[查看所有設定]。
• 選取畫面頂端的 [收件匣] 標籤，往下捲動至「閱讀窗格」的部分。

勾選 [啟用閱讀窗格] 方塊，並選取分割窗格模式。

技巧 7 會話群組：合併相同主題 E-mail 回覆，集中檢視會話

Gmail 最棒的功能之一，就是可以把同一主旨的郵件和回覆內容，通通合併成一個個的會話群組！
有時，同一個主題可能包含大量往來信件，或是有衆多收件者彼此回覆，使用這個功能就可以瞬間將被洗版的畫面整理乾淨。

設定方式：

• 點選 Gmail 畫面右上的齒輪(設定)，進入[查看所有設定]。
• 往下捲動至「電子郵件會話串檢視畫面」部分，選擇勾選或取消勾選 [會話群組檢視] 方塊。

7 個 Gmail 應用技巧你搞懂了嗎？趕快嘗試看看吧！

本文介紹了這麼多 Gmail 的專屬功能，都是 Google 爲了適應新時代的工作模式而設計的巧思，讓用戶在線上能更有效率地處理工作，是不是很實用呢？其實 Gmail 是 Google 開發的協作工具之一，想了解其他 Google Workspace 開發的好康，或是企業導入優惠，請趕快聯繫 MoBagel，就能得到更多關於數位轉型的服務內容哦！

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