混合辦公時代來臨：升級 Google Workspace 前你應該知道的事！

全球疫情衝擊下，辦公型態已不同以往，企業不得不重新調配遠距工作的比例。根據 Gartner 的報告指出，74% 受訪 CFO 打算在 COVID-19 後將一些以前在辦公室工作的員工永久性地轉移到遠距工作。美國遊戲大廠 Activision Blizzard 也分享其成功推動混合辦公的關鍵，在於確保每位員工都能順利獲取所需的公司資源，而這背後就需要有強大的協作工具來支援。

免費版 G Suite 永久終止了？

如何讓員工不受工作地點限制，又能獲得相同資訊，進行協作，成爲後疫情時代的新課題。在「哪裡」工作不再是關鍵，「如何」完成工作才是重點。不過 Google 官方宣佈，許多企業仰賴的協作工具 G Suite 已終止免費版，若要保留服務使用權和帳號，必須付費升級成 Google Workspace，否則將遭到停權。

舊版 G Suite（免費版） 帳戶沒有完成升級付費版而停權，帳戶會有影響嗎？

停權將在 2022 年 8 月 1 日執行。停權後的 60 天內，管理員仍可在管理控制台匯出資料及進行升級，但無法存取 Gmail、日曆、雲端硬碟和 Meet 等 Google Workspace 服務與資料。停權 60 天後，系統自動執行帳戶停權，您無法收發電子郵件，且可能因處於停權狀態而無法存取 Gmail 相關帳戶資料。但您仍可以存取 YouTube、Google 相簿和 Google Play 等其他服務，以及透過 YouTube 和 Play 商店等服務購買的付費內容。

爲什麼需要升級成 Google Workspace？

Google Workspace 雖然不是免費的，但是 G Suite 功能的升級版，特別加強通訊和協作功能，旗下套件包括 Gmail、雲端硬碟、日曆、Meet、簡報，及協作必要的多種工具。

以辦公最常用的 Gmail 舉例，爲配合新時代遠距工作的趨勢，新版的企業信箱介面設計得更方便搜尋，能輕鬆切換不同協作工作，還能即刻發起會議，快速整合文字與視訊等內部溝通。

Google Workspace 有哪些優勢？

根據國際顧問 Forrester 調查，企業在數位轉型過程中，面臨的挑戰除了須改變固有的工作方式外，還須升級員工的科技產品配備，並全面提升資安等級。針對這些難題，Google Workspace 提供了以下優勢：

• 協作功能強化員工效率與生產力
  Google Workspace 最大的亮點，即在於其能簡化繁複的工作流程，讓跨組織甚至跨時區的團隊成員也能以最高效的方式，在自選的時間和地點進行協作。不管是員工、客戶或供應商，都能不受時間與空間限制，使用 Google Workspace 溝通合作，能節省每位用戶高達 171 小時的工作時數浪費，輕鬆無縫接軌所有的協作項目。
• 操作簡單、減低 IT 內部負擔
  企業進行軟硬體升級時，常造成哀鴻遍野的就是新工具的使用方式不夠簡單直觀，導致員工在使用前還得浪費大量工作時間參加教育訓練，降低整體工作效率。而多數員工已經對 Google 產品具備一定的熟悉度，在銜接上的困難可大幅降低，也將必然減少內部對 IT Helpdesk 疑難排除的負擔，可節省 20% 技術資源。
• 營業收益增長創造額外淨利
  許多使用 Google Workspace 的企業指出，這套協作工具從根本上改變了員工的工作方式，帶來創新的公司文化，使員工感到有能力重新思考既定的業務流程，並讓公司能夠推動在原本條件下不可能達成的任務，爲公司帶來收益成長。
• 安全可靠的資料防護
  資安問題常讓企業傷透腦筋，往往需要花錢僱用多個第三方資安團隊來防護不同的項目，像是垃圾郵件、惡意軟體、網路釣魚過濾器等，使得企業在安全管理上更加困難。遷移到 Google Workspace，能讓所有協作工具同時擁有一個完整的安全防護環境，降低數據洩漏或遭惡意攻擊的可能性。

升級付費版 Google Workspace，我需要付多少費用以及是否有折扣？

• 持續與 Google 購買：
  轉為 Google Workspace 付費版將依據使用者數量及版本規格而有不同的收費差異，舊版 G Suite (免費版) 可於帳戶中選擇不同方案訂閱，若選擇年約可享有 Google 提供的優惠方案。
• 與 MoBagel 購買：
  MoBagel 除可提供專業導入諮詢，更可以提供多年高折扣優惠方案，使您更加輕鬆的進行帳戶升級。

Google Workspace 付費版本差異，請參考 MoBagel 提供的 Google Workspace 方案。

混合辦公時代已來臨，你準備好了嗎？
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